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企業為什么需要自己的電子郵件系統?

一、企業為什么需要自己的電子郵件系統?

電子郵件給人們帶來的便利毋庸置疑。看看周圍,電子郵件無所不在:名片、廣告、報紙、電視,隨時會以各種形式出現在你的視覺里。別人都用電子郵件了,你不用,行嗎?電子郵件是繼電話、電報、傳真之后最快捷、最方便的通訊工具,是20世紀人類最偉大的發明,無論你現在從事什么行業、什么職業,無論你是否用過電子郵件,它都會將你和社會越來越緊密地聯系在一起,成為你生活的一部分。你會越來越清晰地感覺到,你是社會的一分子,社會也因你而精彩。
隨著計算機的普及企業信息化進程的迅速發展,企業與企業之間、企業員工與其他企業員工之間、企業內部員工之間,電子郵件的使用頻率在逐年升高。據調研機構Dimension Data日前公布的調查報告顯示,企業雇員之間并不喜歡見面或通過電話交流。該報告指出,企業雇員之間在公司的交流主要是通過電子郵件形式進行的,而不是電話,或直接見面。
調查結果顯示,通過電子郵件交流的比例高達100%。相比之下,電話的使用率為80%,而IM的為例比66%
此外,70%的被調查者表示,電子郵件對提高他們的工作效率起到積極作用。而傳統固定電話的比例為53%,移動電話的比例為52%
總結起來現在企業郵件的使用越來越頻繁,那么企業建立自己的企業郵箱有著重要的意義如下:
1
.安全的需要 
郵件通訊和其它通訊方式如電話、傳真有所不同,一封郵件可以嵌入幾十兆字節的附件,足可以把所有的機密信息發到任何地方。如果沒有自己的郵件系統,無疑是把通訊的利器握在別人手里,在享受便利的同時,也可能會傷到自己。星云互聯郵件系統可以使用監控、審計、日志等功能,郵件流動一目了然,信息傳遞盡在掌握。
2
.內部溝通的需要 
一個2人以上的團隊,就涉及到溝通和交流,更何況十幾人、幾十人、上百人、上千人上萬人的企業。企業內部人員的溝通遠比與外界的溝通頻繁,通過電子郵件系統在局域網內即可完成大部分日常工作,如安排任務、發布通知、匯報工作、傳遞資料等。
歸檔的需要。郵件系統運行幾年之后,會沉積大量的文檔、資料,將這些資料歸檔、整理,可以變為整個企業可以再用知識庫。基于郵件系統和郵件列表的知識管理、歸檔、備份,是企事業單位領導長遠利益的考慮。
3
.企業形象的需要 
名片上印上自己的域名郵箱,對于企業形象提升、品牌塑造是一個潛移默化影響。
由此可見,電子郵件系統,不是可有可無的玩藝兒,不是提升企業形象的符號,而是的確能夠開源節流,給企業帶來效益的信息化利器。企業內部電子郵件系統和企業內部程控交換機、內部電話計費系統一樣重要,讓信息在企業內外部高速運動,將企業與外界緊密聯系在一起。說電話和電子郵件系統構成企業的神經和血管,一點都不為過。

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二、企業應該選擇什么樣的電子郵件系統?


電子郵件系統形形色色,五花八門,國內的、國外的,windows下的、linux下的,企業級的、電信級的,讓許多人摸不著頭腦。企業在選擇自己的郵件系統時,的確要先看看,多方比較,結合自己的實際情況,選擇最適合自己的郵件系統。


一般說來,企業在選購郵件系統時,先要明確以下幾點:


1、企業內部是否已建好局域網,是否可以通過其中的一臺電腦上網(需要貓、ISDNxDSL,DDN、以太網上網、光纖等之一與互聯網連接的物理鏈路)。
2、企業是否已申請域名
3、企業內部網是否有固定IP地址(互聯網上可訪問的唯一IP)。
4、是否有獨立的硬件設備作為郵件服務器。
5、企業目前的人數,和未來13年內人數的增長情況。
6、其它還需要確定的有:郵箱大小分配、郵件病毒掃描等。

如果沒有完成12項,是沒有辦法裝郵件系統的,必須先完善企業內部網及上網條件。
如果沒有固定IP地址,安裝一般的郵件系統則只能發不能收,購買福洽公司的星云互聯?郵件系統,需要增加郵件網關模塊,這一點購買時需注意。
必須有單獨的PC機作為服務器。因為郵件系統需要24小時工作,如果郵件服務器兼做文件服務器、防火墻等服務是可以的。
一般的郵件系統都是根據用戶數定價的,既要考慮當前的需要,又要為今后留有擴充的余地,本著夠用、適度超前的原則,避免不必要的浪費。
購買是一定要問清楚郵件系統的功能,是否支持WEB方式管理、是否支持部門郵件列表、是否支持郵件病毒掃描等,必要的話,可以網上先試用一下,或下載DEMO版試用。

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三、選擇郵件系統應該注意哪些?


企業為保證郵件系統可靠穩定,要選擇一個合適的郵件系統。當前市場上郵件系統的售價極為懸殊,從幾千元到數十萬元,甚至到百萬元。不同的郵件系統產品的特性也五花八門,各有千秋。這些都導致企業在郵件系統選購時經常會有一些誤區,主要有以下幾點:


1.速度最快的就是最好的?
這種情況主要因為很多郵件系統評測數據的誤導,用戶在選購的時候被性能指標迷惑,往往傾向于每秒投遞數據高郵件系統。除了投遞數量之外,投遞的成功率、投遞失敗后重新投遞次數也很重要。有時候,如果DNS不穩定、對方郵件服務器不正常,會導致投遞失敗。星云互聯?郵件系統有一個延時重試算法,第一次投遞失敗后,400秒后會嘗試第二次投遞;第二次投遞失敗后,1600秒后會嘗試第三次投遞,以此類推。一周內郵件在郵件隊列中進行多次投遞嘗試。一周后,郵件還是投遞失敗,則認為是永久投遞失敗,從郵件隊列中清除。在保證投遞成功率的基礎上,投遞速度才是有意義的。


2.功能最全、價格貴的就是最好的?
這種現象是相信全功能郵件系統,認為郵件系統要包括所有的模塊,求大而全,不求專而精,有的郵件系統做了很多功能,語音郵件、視頻郵件、日程安排等,其實很少用到。星云互聯?郵件系統功能不是很多,但都比較實用,能簡單才不簡單。軟件就是用的,好用、易用就是會贏得用戶。


四、企業郵件系統應用發展趨勢如何?


企業需要什么樣的郵件系統?既能實現內部信息快速溝通、又能完成對外信息交換,這是企業對郵件系統的最基本要求。可是要真正能做到這一點并不容易。為什么?一般的郵件系統如Exchange, Lotus 要實現正常郵件收發功能,必須要有Internet唯一固定的IP地址,否則就會收不到信。如果托管到IDC,很容易解決IP,實現外部收發當然沒有問題,但企業內部的郵件通訊就會很麻煩,發給局域網其它用戶的郵件要先發到外部托管的郵件服務器,然后再由局域網另一用戶從外部郵件服務器收下來,這封信繞了一圈,當郵件附件很大時,效率非常低,而且占用帶寬,浪費不少通訊費用。如果把郵件服務器放在企業內部,要求企業有固定IP,就國內目前的網絡環境來說,IP地址很緊張,一般申請DDN才會有固定IP DDN的費用很高,一般企業也無力承受。
星云互聯?郵件系統的出現,就解決了這個問題。一方面,星云互聯?郵件系統是個完善的郵件服務器,支持標準SMTP, POP3, IMAP 協議;另一方面,星云互聯?郵件系統還可以掛接一個郵件網關,定時收發外部郵件,使得沒有IP地址,也能夠正常收發內外部郵件。目前星云互聯?郵件有windows版本/Linux AS4/BSD4/Solaris9/CentOS4. 


隨著企業信息化的深入,隨著通訊手段的日益增多,電子郵件系統也不斷成為其它通訊手段的基礎平臺,從而起著越來越重要的作用,我覺的企業郵件系統會有如下發展趨勢:

1.多種通訊手段集成,如郵件和短消息、郵件和傳真、郵件和語音等緊密集成,融為一臺,成為UMS統一消息平臺。
2.GroupWare . 以郵件系統為核心,形成類似OA系統的協同辦公管理系統。與OA不同的是,OA強調工作流,適合于企業、行政審批部門;GroupWare注重合作、協同,即時溝通,文件共享,更適合一般企業辦公應用。
3.嵌入式郵件。嵌入到個人信息通訊設備中。



綜上所述,企業選擇一款合適的郵件系統不但提升了企業形象,克服員工流動的影響,留住客戶,隨時隨地對郵件進行監控備份,而且還能很好地節約辦公成本,提高效率,更能提高企業信息化水平,走到世界的前端!


綜上所述:(建立企業郵箱的好處)

1、建立企業中央文檔庫,為企業積累經驗知識等無形資產;
2、實現企業內部資源的共享,提高信息數據的使用效率;
3、提高工作效率,便于協同工作,有利于團隊建設;
4、減少人員流動帶來的負面影響,保障工作的延續性;
5、將知識經驗有效轉化為生產力,顯著降低企業成本;
6、優化規范化程度和工作透明度,提高企業自身管理能力

作者: 時間:2015-10-20 閱讀:1751 分享到:
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